Als meldepflichtiges Finanzinstitut müssen Sie Ihre Finanzkontendaten nach festgelegten Kriterien auf die steuerliche Ansässigkeit der Kontoinhaberinnen und Kontoinhaber oder der beherrschenden Personen in einem Meldestaat überprüfen. Wenn Sie bei Kundinnen oder Kunden vermuten, dass diese in den USA steuerpflichtig sind, sollten Sie sie um eine Selbstauskunft bitten. So können Sie Ihre Vermutung bestätigen oder mit Nachweisen widerlegen. Mögliche Anhaltspunkte können sein:
- eine US-amerikanische Staatsbürgerschaft
- eine US-amerikanische Adresse
- eine US-amerikanische Telefonnummer
Die nach den Sorgfaltspflichten ermittelten Finanzkontendaten müssen Sie jährlich in elektronischer Form an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) übermitteln:
- Bevor Sie die Daten erstmalig übermitteln, müssen Sie sich beim Internal Revenue Service (IRS) registrieren und sich als Datensender für das Fachverfahren FATCA beim BZSt anmelden. Datensender können Sie selbst oder ein beauftragter Dienstleister sein.
- Sie übermitteln die Daten über die Massendatenschnittstelle "Digitaler Posteingang" (DIP) oder über die Formulare beziehungsweise den XML Upload im BZSt online.portal. Hierfür benötigen Sie ein durch das BZSt oder durch ELSTER ausgestelltes Zertifikat. Die genaue Vorgehensweise ist auf der Internetseite des BZSt, sowie in dort verfügbaren Handbüchern beschrieben.
- Die von den Finanzinstituten an das BZSt gemeldeten und übermittelten Datenleitet das BZSt an die US-amerikanische Bundessteuerbehörde „Internal Revenue Service (IRS)“ weiter.
- Für jede Übermittlung erhalten Sie beziehungsweise das meldende Dienstleistungsunternehmen technische Rückmeldungen zu den Verarbeitungsergebnissen des BZSt und des IRS. Soweit Daten abgewiesen wurden, müssen Sie oder Ihr Dienstleister die Fehler beheben und die Daten erneut übermitteln.
